Office-Programme kennt nahezu jeder Mensch. Der Standard für Produktivitätstools für das Büro ist Microsoft Office. Microsoft forciert seit Jahren die Mietvariante für geschäftliche und private Nutzung unter dem Markennamen Microsoft 365 und paketiert die Klassiker wie Word, Excel und Powerpoint mit Cloud-Diensten für Mail (Exchange Online), Speicherplatz (OneDrive), Collaboration (Teams) und weiteren Produkten.
Der Charme für die meist gewerbliche Zielgruppe ist, dass der Infrastrukturbetrieb bei den Unternehmen Wegfällt und damit ein großer Teil für den Betrieb von Servern für Dateien, Mails oder Kommunikation nicht mehr selbst erbracht werden muss. Die Rechnung kann schnell aufgehen, wenn man bedenkt, dass neben der Anschaffung von Hardware und Softwarelizenzen die Einrichtung und kontinuierliche Wartung genauso hinzukommen, als auch Kosten für Strom, Serverraum, Kühlung und Zutrittssicherung. Also keine Wartung mehr im eigenen Haus mit Planung von Neustarts oder gar Migrationen auf neue Softwareversionen oder leistungsfähigere Hardware, die gerne mal mehrere Tage an externer Dienstleistung kostet.
Eine Win-Win Situation möchte man meinen.
Die Kehrseite ist allerdings, dass das Anwendungsunternehmen jede neue Version mitgehen muss und die Beibehaltung bestehender Funktionen mitunter damit ersatzlos wegfällt. Dazu ergibt sich eine Belastung mit monatliche Kosten für Dienste, die man nicht benötigt oder auch Preiserhöhungen, die akzeptiert werden müssen, weil sonst die Softwarenutzung eingestellt wird. Daraus ergeben sich durchaus komplexe Rechenmodelle, um festzustellen, ob die Miete einer Office-Suite ein lohnendes Geschäft für den Anwender ist.
Im Bereich privater Nutzung sieht dies nochmals anders aus, da meinst ein eigener Server-Dienst nicht benötigt wird und die reinen Office-Anwendungen im Mittelpunkt stehen.
Wir wollen das Thema vor allen Dingen vor dem Hintergrund digitaler Souveränität betrachten
In der Vergangenheit gab es versehentliche oder absichtliche Ausfälle von Cloud-Systemen, die für die Betroffenen durchaus schmerzhaft waren. Hier ein paar kurze Beispiele:
Oktober 2025 Ausfall großer Teile von Amazon Web Services (AWS)
https://www.bsi.bund.de/DE/Service-Navi/Abonnements/Newsletter/Buerger-CERT-Abos/Newsletter-Einfach-Cybersicher/Einfach_Cybersicher_251105/_documents/News-Update_2_AWS-Stoerung.html
Oktober 2023 Hackerangriff auf Südwestfalen IT
https://www1.wdr.de/nachrichten/westfalen-lippe/ein-jahr-nach-cyberangriff-suedwestfalen-it-100.html
Oktober 2019 Deaktivierung Adobe Produkte für Venezuela
https://www.heise.de/news/Adobe-deaktiviert-alle-Nutzerkonten-in-Venezuela-4549137.html
Ob nun technischer Defekt, Hackerangriff oder Deaktivierung durch staatliche Sanktionen, in allen Beispielen sind die gebuchten Dienste nicht verfügbar gewesen. Teils über Monate. Eventuell stattgefundene Rückerstattungen von Abo-Gebühren stehen in allen drei Szenarien in keinem Verhältnis zum erlittenen Schaden.
Souveränität ist die Wahl zu haben wenn es drauf ankommt.
Dieses Credo hilft nicht, ein Desaster zu verhindern, aber die Folgen können weitaus milder Ausfallen, wenn man darauf vorbereitet ist. Daher ist eine Auseinandersetzung mit alternativen Anwendungsprogrammen wichtig, denn eine Datensicherung hat keinen Wert, wenn ich auf die Programme zur Nutzung dieser Daten nicht mehr zugreifen kann.
Welche Optionen gibt es jenseits der Office-Programme von Microsoft für die Bearbeitung von Texten, Tabellen und Präsentationen?
Alle Programme haben eine Kompatibilität zu aktuellen (docx, xlsx, pptx) und vorhergehenden Office Dateiformaten (doc, xls, ppt). Sie stellen eine Auswahl dar und die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Libre Office
Eine der bekanntesten Alternativen zum Office von Microsoft. LibreOffice ist ein eigenständiger Entwicklungszweig von Apache OpenOffice und bedient die Bedürfnisse von sog. Information-Workern in Bezug auf Schreiben, Kalkulieren und Präsentieren mit einer große Bandbreite von Funktionen. Vorlagen, Formatierungen, Serienbriefe, komplexe Präsentationen und umfangreiche Formeln lassen sich mit den Programmen nicht nur erstellen, auch werden Funktionen aus dem Microsoft Office in dieser Software abgebildet. Damit lassen sich Dokumente, Tabellen und Präsentationen im Microsoft Format öffnen und auch wieder abspeichern, damit diese Dokumente nahtlos in einer Microsoft Anwendung weitergenutzt werden können. Neben den Microsoft-Formaten wird auch das offene OpenDocument-Format (odf) unterstützt. Anwender haben, wie auch beim Microsoft Office, die Wahl, welches Format als Standardformat für die Dokumentenerstellung benutzt werden soll.
LibreOffice ist eine Open Source Anwendung, die von einer Breiten Anzahl von Entwickler*innen erstellt wird und sich über Spenden finanziert. Neben Windows-Versionen stehen Softwarepakete auch für zahlreiche LINUX-Distributionen und MacOs, sowie für Anroid und IOS zur Verfügung.
Collabora Office
Eine kommerzielle Office-Suite aus Cambridge, UK. Das Benutzerinterface ähnelt sehr dem modernen Menüband von Microsoft Office seit der Version 2007. Office Dokumentformate und Funktionen finden sich in dieser Software wieder, dass die wechselseitige Bearbeitung mit Microsoft Office Anwendungen und damit der nahtlose Austausch von Dokumenten möglich ist. Collabora gibt es als Desktop-Anwendung für Windows, MacOS und LINUX, aber auch als Online-Service und als CODE-Variante für die Integration in eigene Cloud-Lösungen. Mobile Apps für Android und IOS stehen ebenfalls zur Verfügung. Damit bietet Collabora eine kommerzielle Alternative zu Microsoft mit einem Hersteller für Support und einer Verantwortung für die Weiterentwicklung des Produkts.
https://www.collaboraonline.com/de
Open Desk
Das Software-Paket für die digitale Veraltung. Das ZenDis (Zentrum für digitale Souveränität) hat im Auftrag des Bundesministerium des Inneren eine komplette Anwendungs-Plattform ähnlich dem Microsoft 365 Eco-System entwickelt. Zugriff auf diese Infrastruktur nebst Office-Programmen haben die öffentlichen Verwaltungen von Kommunen bis Bundesbehörden in verschiedenen Betriebsmodellen. Für die Dokumentenbearbeitung setzt die Plattform auf Collabora Office.
NextCloud
Als Speicherserver für Dokumente bietet NEXTCloud mittlerweile einen kompletten Workplace für das digitale Arbeiten. Als Office-Integration dient Collobora Office, welches über die CODE-Variante in diese Komplettlösung integriert werden kann. Zudem gibt es viele Anbieter, die sog. Managed Instanzen von NEXTCloud anbieten und damit Speicher und Office-Anwendungen für einen monatliche Preis schlüsselfertig bereitstellen. NEXTCloud wird seit 2016 in Stuttgart entwickelt und kann in verschiedenen Ausprägungen lizenziert werden. Damit ist der kostenfreie Community-Betrieb ebenso Möglich, wie ein professioneller Einsatz mit festen SLAs.
SoftMaker FreeOffice
In Deutschland (Nürnberg) entwickelt, legt die SoftMaker Software GmbH ihren Fokus auf die grundlegenden Programme für Text, Tabellen und Präsentationen für die Betriebssysteme Windows, MacOS, LINUX, Android und IOS. Allerding fehlen in der freien Version etliche Funktionen, die professionelle Anwender*innen aus Microsoft Office kennen. Zudem fehlt der Windows Version eine 64bit Variante, was die Dateigrößen erheblich beschränkt. Für mehr Funktionen wird die Version SoftMaker Universal NX angeboten, welche über ein Jahres- oder Monatsabo bezogen werden kann.
https://www.freeoffice.com/de/features/freeoffice
Fazit
Wie auch immer die individuelle Strategie für den Einsatz von Office-Anwendungen aussieht, entscheidend ist, die Optionen im Blick zu haben. Auch wenn ein Wechsel nicht unmittelbar bevorsteht, ist eine professionelle Beratung mit einer Einschätzung zu Stärken, Schwächen und Möglichkeiten ein wichtiger Baustein im Sinne der Business-Kontinuität. Als OZ-IT unterstützen wir Kunden in der Entscheidung von Softwaren und Plattformen und stehen mit Rat und Tat zur Seite.