Buchungssysteme schnell und kundenfreundlich selbst erstellen

Einkaufen, Kino, Restaurant. Nach aktueller Lage der Corona Schutzverordnungen wird es notwendig sein, sich für Shopping-Touren, Kinobesuche oder das Candlelight Dinner Termine reservieren zu müssen. Viele Unternehmen haben aber bisher solche Systeme nicht im Einsatz. Eine Buchhandlung z.B. hatte bisher ebenso wenig die Notwendigkeit Termine für einen Einkauf zu vergeben, wie eine Boutique oder ein Fitness-Studio.

Buchungssysteme müssen aber nicht unerschwinglich oder kompliziert in der Anschaffung oder dem Betrieb sein. Microsoft bietet im Rahmen seiner 365 Produkt-Suite ein Umfangreiches Werkzeug für die Erstellung von Buchungskalendern. Verzahnt mit Outlook und MS Teams ergeben sich vielzählige Möglichkeiten, die auch kleinen Geschäften wie Boutiquen eine schnelle Realisierung dieser Anforderung ermöglicht.

In wenigen Minuten haben Sie als Unternehmen eine Buchungsseite mit allen wesentlichen Informationen erstellt. Sie können festlegen, ob Kunden gezielt MitarbeiterInnen buchen können oder Zeitintervalle aussuchen dürfen. Zeiten zur Vor- und Nachbereitung (z.B. für Desinfektion) lassen sich an den Terminen ebenso automatisieren, wie eine Selbstverwaltung der Termine für die Kunden.

Probieren Sie es auf unserer Demoseite aus, wie Bookings aus Kundensicht funktioniert. Bewusst haben wir Ihnen hier ein flaches Design präsentiert, welches sich auf die Funktionalität beschränkt. Wenn Sie mehr über den Aufwand und die Betriebskosten von Bookings wissen möchten, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Als Microsoft Partner helfen wir Ihnen gerne bei der Bestreitstellung und im Betrieb.

Weiterführende Links:
Microsoft Bookings | Terminplaner für Online-Terminvereinbarung

Schatten IT

Als Schatten IT bezeichnet man IT-Systeme, die von Nutzern eingesetzt werden, ohne dass eine zentrale IT-Abteilung die Verwaltung übernimmt, noch von der Existenz in ihrem Netzwerk weiß.

Der Hauptgrund für das Entstehen solcher Schattensysteme ist, dass die IT-Verantwortlichen die eigenen Systeme nicht am Bedarf der Anwender ausrichten und somit eine Unzufriedenheit bei den Nutzern existiert und diese sich in der Ausübung ihrer Arbeit behindert fühlen.

Mit dem Aufkommen großer Clouddienste wie AWS und Google hatten vor ca. 8 Jahren vor allem Enterprise Unternehmen große Probleme Schatten IT-Systeme zu verhindern. In den oftmals dezentralen Organisationen hatte eine zentrale IT-Abteilung oft wenig Einblick in die individuellen Arbeitsprozesse oder zog sich auf einen nicht mehr zeitgemäßen Unternehmensstandard zurück.

So nutzten z.B. Vertiebsmitarbeiter DropBox zum Datentausch statt der firmeneigenen Datenserver, weil darin die Funktionen zum einfachen Datenaustausch weitaus komfortabler gelöst waren. Oftmals werden solche Systeme sogar über Firmenkreditkarten bezahlt und als „Spesen“ o.ä. abgerechnet.

Neben allen Aspekten des Datenschutzes und der Sicherheit ist es extrem schwierig Schatten IT im eigenen Unternehmen wieder einzufangen und in eigene, überwachte und sichere Dienste zu bringen. Gegenüber Cloudanbietern muss das eigene System sich behaupten und Nutzern einen noch größeren Mehrwert bieten. Werden solche Dienste gegenüber Kunden genutzt, wird es nahezu unmöglich diese Strukturen aufzubrechen und zurück ins Unternehmen zu holen.

In der Corona-Pandemie wurden massiv Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt, ohne dass die Unternehmens IT auf ein verteiltes Arbeiten aller Mitarbeiter vorbereitet war. Die Folge war gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen ein Aufkommen von Clouddiensten neben der offiziellen IT, um sich gegenseitig auszutauschen. Zoom, Skype und weitere Videoplattformen wurden zum Teil von unterschiedlichen Teams im gleichen Unternehmen genutzt. Mit der Folge eines nicht bezifferbaren Reibungsverlusts durch Informations-Silos.

Auch in Schulen hielten die IT-Systeme dem Ansturm nicht Stand. Planungsgrößen für Serverleistung und Lizenzen waren deutlich zu klein von den Verantwortlichen in der IT gewählt worden. Die Folge waren Ausfälle und das Aufkommen von nicht verwalteten Tools. Eine Kontrolle ist unmöglich, wenn der Lehrer für seine Klasse aus dem Homeoffice plötzlich WebEx verwendet. Eltern und Schüler tragen das mit (zum Teil wird es auch darüber finanziert), weil mit den offiziellen Tools kein effektives Arbeiten möglich ist.

Unser Tipp: Machen Sie sich qualifiziert Gedanken zu Ihrer Homeoffice Strategie. Nutzen Sie den Erfahrungsschatz von Beratungsunternehmen wie Offenberg & Zander und sprechen Sie im Vorfeld Szenarien durch. Wir können Ihnen mit unserer Expertise Lösungen aufzeigen, die Ihre Mitarbeiter gerne nutzen werden und machen mit Ihnen auf Wunsch auch eine Risikoanalyse.

Vermeiden Sie Schatten IT, indem Sie vorher mit uns sprechen.

Homeoffice mit KI absichern

Mitarbeiter im Homeoffice, Kinder im Homeschooling oder mehr IoT im Netzwerk. Alle diese Szenarien stellen die Netzwerksicherheit vor neue Herausforderungen. Mitarbeiter im Homeoffice entziehen einen Teil des Netzwerks der Sicherheitskontrolle des Unternehmens, Kinder im Homeschooling sollten mehr Schutz beim Surfen erfahren, damit sie nicht versehentlich bei einer Recherche im Internet plötzlich Schadsoftware laden und die neue Netzwerkkamera oder der Smart-TV funken unkontrolliert ins Internet.

Mit unserem Partner Securepoint haben wir Intelligent Cloud Shield (ICS) im Angebot. Dieser Schutz kontrolliert mit Hilfe einer KI Netzwerkanfragen und blockiert verdächtige Aufrufe im Internet. Damit wird es deutlich schwieriger für infizierte Geräte, Kontakt zu Kontrollservern aufzunehmen. Ein weiterer Vorteil ist das Durchsetzen von Filtern zum Schutz der Kinder vor Gewalt, Pornografie oder Drogen im Netz.

Die Lösung lässt sich in jedem Netzwerk integrieren und kann zusätzlich zu bestehenden Abwehrprogrammen wie Firewall, Virenschutz etc. ein weiterer, effektiver Baustein für mehr Schutz im Netzwerk sein. Lesen Sie das Whitepaper von Securepoint hier.

Als Partner von Securepoint integrieren wir ICS nicht nur in Ihrem Netzwerk, sondern überwachen auf Wunsch auch den Service für unsere Kunden. Sprechen Sie uns an und erfahren Sie, wie einfach es ist, auch Ihre Netzwerksicherheit mit ICS zu erhöhen.

Rückzug ins Rechenzentrum

… oder die Besinnung auf das Wesentliche.

Die Frage stellt sich an vielen Stellen, wenn wir mit Kunden ab einer gewissen Größe über das Management eines Netzwerks sprechen. Gerade wenn in einer sehr verteilten Umgebung gearbeitet werden soll ist die Verwaltung eines Netzwerks bis hin zur Arbeitsstation sehr aufwendig und benötigt an den einzelnen Standorten regelmäßiges IT Fachpersonal. Ob nun über Fernwartung oder physisch vor Ort.

Idealerweise kann man sich das Szenario an Schulen/Hochschulen gut verdeutlichen: Dort befinden sich etliche Nutzer (Schüler, Lehrende und Studentinnen) in räumlich getrennten Schulgebäuden oder Instituten, welche es zu betreuen gilt.

Verschiedene KnowHow Grade bei den Anwendern sind genauso zu berücksichtigen, wie Räumlichkeiten für IT Infrastruktur (z.B. Directory-Server) die die Betreuung erschweren können. Es liegt also auf der Hand den Vor-Ort-Service möglichst schlank zu halten und in einem niedrigen KnowHow-Level schnell Lösungen herbeiführen zu können. Damit können Key-User die Aufgabe übernehmen, ohne Signifikant von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten zu werden.

Das Schema zeigt auf, wie einfach man ein Cloud-Konzept umsetzen kann, um genau dieses Ziel zu erreichen. Statt Gelder in die Ausstattung und Betreuung vieler Außenstellen und Homeoffice Arbeitsplätze zu stecken wird den gesamte Stack des wertschöpfenden IT-Betriebs in eine Rechenzentrum verlagert. Dort werden alle Richtlinien zu Datensicherheit, Gefahrenabwehr und Authentizität vereint. Der Anwender benötigt letztlich einen Browser seiner Wahl, mit dem Webdienste und ggf. Remote Desktops für Legacy Anwendungen aufgerufen werden können.

Weg vom Rich Client

Hierzu ist es notwendig alle neu eingeführten Anwendungen als Web-Anwendungen auszuwählen. Die Verknüpfung mit einem SingleSignOn (SSO) Dienst ist hier obligatorisch, sodass Anwender in ihrem Arbeitsalltag nicht zu viele Anmeldedaten verwalten müssen. Sog. Rich-Anwendungen wie ein lokal installiertes Office-Paket oder auch Buchhaltungs-Softwaren sollten von den Rechnern der Anwender verschwinden.

Der Vorteil für den Anwender

Weniger Administration am einzelnen PC bedeutet eine höhere Zufriedenheit der AnwenderInnen. Zudem können unterschiedliche Formfaktoren an Endgeräten je nach Einsatzzweck genutzt werden. PC/MAC im Innendienst oder für Schreibintensive Aufgaben, Tablet bei Präsentationen oder im Außendienst oder ein Laptop für das mobile Arbeiten können von den NutzerInnen fließend gewechselt werden, ohne einen Bruch im Arbeitsfluß zu haben. Zudem kann im Fehlerfall die schnellst Hilfe bedeuten, einfach ein anderes Endgerät zu wählen und nahtlos weiter zu arbeiten.

Die Investitionen können im Rechenzentrum getätigt werden, IT Fachpersonal wird auf den eigentlichen IT-Betrieb im RZ gebündelt und nimmt den Druck von der Personalabteilung IT-Fachkräfte in hohem Maß einstellen zu müssen, welche derzeit am Markt nicht verfügbar sind.

Transfer für öffentliche Verwaltungen und Schulen

Es ist leicht zu erkennen, dass ein solches Betriebsmodell auch für einen agile Digitale Verwaltung oder den Schulbetrieb schnell umsetzbar ist und ein hohes Maß an Durchdringung erreichen wird.

Welche Produkte im einzelnen hinter diesem Konzept stecken, wie mit diesem Betriebsmodell digitale Souveränität und Unabhängigkeit von großen Cloud-Konzernen geschaffen werden kann erfahren Sie gerne in einem persönlichen Gespräch. Rufen Sie uns gerne an.

GSuite und Chromebook – eine Alternative

Cloud Dienste sind wie Strom aus der Steckdose eine frei skalierbare Ressource für die Unternehmens IT. Ohne große Investitionen in eine eigene Infrastruktur können Unternehmen mit Cloud-Angeboten Standardleistungen wie Mail, Videokonferenzen, Dateiablagen etc. realisieren. Freie Ressourcen können so effizient in Lösungen investiert werden, die ein Unternehmen vom Wettbewerb abheben oder einen Vorteil am Markt erbringen können.

Eine weit verbreitete Lösung ist Microsoft 365, welches die bekannten Microsoft Tools aus der Cloud anbietet. Der Vorteil scheint offensichtlich, dass Mitarbeiter nicht umlernen müssen und man bekannte Anwendungen auch lokal weiterverwenden kann.

Aber gerade diese retrospektive Strategie bringt auch Grenzen in die Agilität der eigenen IT, welche nicht immer sinnvoll sind. Denn viele Fachanwendungen in Buchhaltung und Sachbearbeitung bieten Webdienste an, welche am Ende lediglich einen Browser als Frontend erfordern. Die Bereitstellung und Betreuung von sog. Fat-Clients (Voll ausgestatteten Windows PCs und Laptops) bindet Fachpersonal, welches wieder an anderen Stellen im Unternehmen fehlt.

Der größte Wettbewerber Google bietet mit GSuite eine gleichwertige Lösung für die Zusammenarbeit an, setzt aber Konsequent auf den eigenen Chrome-Browser als Zugang zu den Diensten. Zusammen mit Android als mobilem Betriebssystem erhalten hier Kunden eine tiefe Verzahnung aller wichtigen Dienste.

Eine Sonderrolle nimm Chrome OS als Betriebssystem für Tablets und Laptops (Chromebooks) ein. Anwender erhalten ein haptisches Gerät, welches ihren Bedürfnissen für die professionelle Arbeit entgegenkommt. Chomebooks sind also ein Schaufenster auf die Clouddienste der GSuite, um diese schnell und einfach bereitzustellen, haben einen geringeren Wartungsaufwand und lassen sich damit ideal in vielen Szenarien einsetzen. Mit einer USB-C Dockingstation, wird das Chromebook am Arbeitsplatz zum vollwertigen Werkzeug.

Beispiel für ein Arbeitsplatz Setup mit einem Chromebook

Darüber hinaus können Besprechungsräume kostengünstig mit Chromecast Empfängern ausgestattet werden, um Meetings mit gemischt digitalen Teams durchzuführen. Weitere Spezifikationen wie lange Akkulaufzeiten oder Touch-Monitore können mit einer richtigen Strategie die Produktivität im Unternehmen deutlich erhöhen.

Es lohnt auf jeden Fall, sich unterschiedliche Ansätze anzusehen, um eine effektive Digitalstrategie für sein Unternehmen umzusetzen. Nutzen Sie unser breites Know-How und unser Netzwerk an Spezialisten, um bei der Digitalisierung zu profitieren und nicht nur bekanntes zu „cloudisieren“. Rufen Sie uns gerne an oder schreiben Sie uns eine Mail.

GoTo Meeting

GoToMeeting, ..Webinar, ..Connect, ..Room, ..Training und noch vieles mehr bietet die Produktpalette eines der Urgesteine für Unternehmenskonferenzen. Mittlerweile gehören die Produkte von GoTo zur Familie von LogMeIn, einem Anbieter für Fernwartungslösungen und Remotearbeit. Die neueste Integration ist mit Jive eine Telefonanlage in der Cloud. Damit bietet GoTo ein komplettes und modulares System mit Kollaborations-Werkzeugen für Unternehmen, Partner, Kundenservice und Kontaktmanagement. Mit dieser Flexibilität ist es allerdings auch deutlich schwieriger das passende Produkt oder die passende Produktkombination für den eigenen Einsatzzweck zu finden. Gerade bei der großen Menge an möglichen Szenarien und Transformationen empfiehlt es, einen Piloten mit einem Partner zu starten, der einem die Möglichkeiten digitaler Kommunikationswerkzeuge erklären kann. Ein solcher Test führt oft zu einer anderen Produktauswahl als sie sich in einer ersten Planung am Konferenztisch ergeben hätte. Aber es lohnt sich, denn der Produktivitätsgewinn ist zum Teil gewaltig.

Nehmen Sie Angebote zum Testen wahr und führen Sie diese mit einem kompetenten Partner wie der OZ-IT durch. Sie erhalten damit eine Lösung, die auf Ihre Bedürfnisse passt und sich mit Ihrem Geschäft entwickelt. Auch kleinere Unternehmen profitieren von einer begleiteten Pilotphase oder einem proof of concept und sparen sich viele Reibungsverluste bei der späteren Umsetzung.

Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns.

Kurzvideo zu Webex für LehrerInnen

Ein Video Tutorial zu drehen ist komplett anders, als ein Webinar mit Teilnehmern abzuhalten. Trotzdem stellen wir dieses kurze Video online, um Lehrerinnen und Lehrer zu inspirieren, digitale Kommunikationsmittel zu nutzen, damit Sie mit ihren Schülerinnen und Schülern in Kontakt bleiben können.

Kontakt für weitere Informationen

BlueJeans

Der Anbieter aus San Jose im Silicon Valey hat sich dazu verschrieben eine komplett browserfreundliche Anwendung mit HD Audio zu entwickeln. Gerade bei heterogenen Gruppen und Nutzern mit eingeschränkten Rechten am PC kann BlueJeans mit einem sehr einfachen Zugang zu Meetings und Webinaren punkten.

Selbstverständlich kann man sich auch Apps für PC, MAC und Smartphone installieren, doch die konsequente Ausrichtung auf den Browser stellt keine Einbußen in allen wichtigen Funktionen dar, wenn man sich auf das Web-Interface beschränkt.

Gerade für Vereine, Verbände und kleine Unternehmen mit geringem IT Personal ist BlueJeans eine gute Wahl, da eine Vielzahl von Support-Fällen nicht bewerkstelligt werden müssen. Damit ist der Betrieb günstig und ohne weiteren Helpdesk zu realisieren.

Auch die „renommierten“ Hersteller von Kollaborations-Lösungen bieten mittlerweile alle eine reine Web-Version an, die zumindest für Teilnehmer gut geeignet sind, der Moderator muss aber oft auf einen installierten Client zurückgreifen.

Schauen Sie sich die Lösungen am Markt an und fragen Sie nach fachkundigem Rat, bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden. Nutzen Sie dazu gerne unsere Übersicht oder nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Wir helfen Ihnen mit unserem KnowHow.

Zoom Meetings

Zoom gilt als eine der führenden Plattformen, wenn es um reine Videokonferenzen geht. Zudem integriert Zoom in seinen Clients Möglichkeiten der Chat-Kommunikation und erlaubt damit auch asynchrone Kommunikation. Die einfache und klar gegliederte Admin-Oberfläche stellt auch für Administratoren in kleineren Firmen ein schnell zu erlernendes Werkzeug dar.

Gerade Zoom zeigt aber auch mit einer eher lockeren Einstellung zum Datenschutz, dass man sich gerade im professionellen Umfeld, die Lösungen genau ansehen sollte, die man einsetzen möchte.

Mögliche Angriffsvektoren wären bei einer Konferenzlösung, dass vertrauliche (ggf. Patenrechtliche) Informationen in falsche Hände geraten und Unternehmen einen unmittelbaren wirtschaftlichen Schaden durch den Einsatz ihrer Konferenzlösung haben.

Im Folgenden finden Sie ein paar Fachbeiträge zu Zoom.

Wir beraten unsere Kunden intensiv und stellen unsere Expertise bereit, damit sie die passenden Lösung für sich finden.

Beitrag bei tn3:
https://t3n.de/news/datenschutz-ausbaufaehig-zoom-1267209/

Heise am 26.03.2020:
https://www.heise.de/mac-and-i/meldung/Bericht-Zoom-App-fuer-iOS-reicht-Daten-heimlich-an-Facebook-weiter-4691613.html

Heise am 29.03.2020:
https://www.heise.de/mac-and-i/meldung/Zoom-beendet-Datenweitergabe-der-iOS-App-an-Facebook-4692815.html

Konzepte für digitalen Unterricht

Die Schulen in Deutschland schließen. Digitaler Unterricht ist ein Flickenteppich und Lehrer wie Schüler stehen oft allein auf weiter Flur.

Die brennenden Fragen für eine Fortführung von Unterricht sind:

  • wie können alle SchülerInnen schnell und effizient erreicht werden?
  • Wie kann Lernmaterial bereitgestellt werden?
  • Welche Interaktion besteht zwischen LeherInnen und SchülerInnen?
  • Wie kann eine Klassengemeinschaft verbunden bleiben?

Als Dienstleister mit dem Schwerpunkt in der Vernetzung haben wir ein Konzept entwickelt, welches auf alle diese Fragen eine Antwort liefert. Schulen werden in kürzester Zeit befähigt, Lehrpläne digital abzubilden und durchzuführen. Mit Hilfe professioneller Team-Plattformen können LehrerInnen und SchülerInnen sicher und effektiv in Austausch kommen, Lehrende planen ihren Stundenplan und Lernende haben einen strukturierten Ablauf im Lernplan während der Schulschließungen.

Wir bieten allen Schulen und Schulträgern das Konzept kostenfrei an und helfen bei der Implementierung. Die Bereitstellung ist komplett unabhängig von der vorhandenen Infrastruktur und berücksichtigt insbesondere die heterogene Ausstattung bei Lehrenden und Lernenden.

Rufen Sie uns kostenfrei und unverbindlich an. Wir helfen Ihnen schnell und kompetent.