Telefonanlagen der Zukunft kommen aus der Cloud

Spätestens mit dem Einzug von Voice over IP* (kurz VoIP) entdecken viele Unternehmen die Chancen einer flexiblen Kommunikationslösung.

Auch eine vor Ort auf VoIP basierte Telefonanlage bietet schon eine Menge moderner Möglichkeiten für Mitarbeiter über das klassische Telefonieren hinaus. So können Präsenzanzeigen helfen, sich auf seine Arbeitsaufgaben zu konzentrieren oder die dynamische Anzeige des Orts Aufschluss darüber geben, ob gerade jetzt ein guter Zeitpunkt für ein vertrauliches Gespräch wäre.

Eine der größten Vorteile ist unbestritten, dass die Telefonleitung ihre Bindung an den Aufstellungsort verliert und Mitarbeiterinnen nahtlos zwischen Homeoffice und Büro wechseln können. Ohne Rufumleitung, ohne Bekanntgabe einer Handynummer etc.

Anlagen-Funktionen ins Telefonnetz zu legen ist daher die logische Konsequenz für noch mehr Flexibilität. Damit lassen sich Statusinformationen mit Geschäftspartnern austauschen und heben die Geschäftsbeziehung auf ein partnerschaftlicheres Level. Die Integration von Collaborationstools wie Microsoft Teams oder Cisco Webex bringen noch mehr Nutzen, indem man schnell von einem Telefonat in eine Videokonferenz wechseln kann. Zudem werden Anrufe während Onlinekonferenzen automatisch auf das Kollegenteam oder einen Telefonzentrale umgeleitet. Und auch ausgeklügelte Sprachsysteme sind mit der Unterstützung von Sprach-KI schon für kleine und mittelständische Unternehmen erschwinglich.

Als Partner unserer Kunden haben wir uns bei Placetel im Gold-Status zertifiziert, um unseren Kunden ein leistungsfähiges und günstiges Angebot für die Kommunikation der Zukunft machen zu können.

Mit Placetel als Anbieter mit Rechenzentren in Deutschland haben Sie die Gewissheit und Zuverlässigkeit des lokalen Telefonmarkts. Dadurch, dass Placetel nun auch Teil von Cisco System geworden ist, stehen Ihnen als Kunden aber auch alle Möglichkeiten des Marktführers bei Online-Konferenzen zur Verfügung. Zudem unterstützt Placetel auch die Integration in Microsoft Teams und gibt damit allen Kunden das größtmögliche Maß an Freiheit bei der Wahl der individuellen Kommunikation.

Lassen Sie sich gerne von uns fachlich beraten, wir helfen Ihnen bei der Planung, Implementierung und Betreuung Ihrer neuen Telefonanlage der nächsten Generation. Gerne organisieren wir Ihnen auch einen Test und begleiten Sie dabei, Ihren Bedarf zu analysieren.

Lassen Sie sich nicht abhängen, sondern setzen Sie mit uns auf die Zukunft.

*VoIP beschreibt das Betreiben der Telefonleitungen auf Basis Ihres Datennetzes im Unternehmen. Damit können Telefonfunktionen genauso einfach wie eMails über Grenzen hinweg geroutet werden.
Für alle, die es ganz genau wissen möchten, hier ein Wiki-Artikel:
IP-Telefonie – Wikipedia

Die smarte Telefonanlage – Soft PBX

Telefonieren ist heute mehr als nur Gespräche zwischen zwei Partnern zu führen. Gerade im geschäftlichen Alltag sind die Herausforderungen durch verteilte Teams höher geworden. Die Ansprüche der Anwender*innen sind geprägt von Tools wie Skype, FaceTime oder WhatsApp. Ein nahtloser Wechsel zwischen Chat, Telefonat, Videogespräch und Konferenz soll genauso möglich sein, wie das Teilen von Dokumenten und anderen Bildschirminhalten.

Klassische Telefonanlagen bieten heute zwar schon viele Zusatzfunktionen mit der Bereitstellung von Servern im Unternehmen, doch auch hier sind Grenzen durch Systemübergänge vorhanden. Je nach Historie werden Telefonie und EDV von unterschiedlichen Abteilungen (oder auch externen Dienstleistern) betreut.

Dabei ist Kommunikation und Zusammenarbeit eine der zentralen Anforderungen an die Unternehmens-IT und die Telefonanlage. Ein Zusammenlegen der Kompetenzen ist daher ein folgerichtiger Schritt zu einer einheitlichen Kommunikations Infrastruktur.

Telefonanlagen als sogenannte Appliance haben ihren Charme in der abgeschotteten und sehr zuverlässigen Laufzeitumgebung. Trotzdem existieren Begrenzungen im Wachstum und Funktion, wenn die gewählte Telefonanlage komplett oder in Teilen ihren Ausbaustatus erreicht hat.

Mit Voice over IP (VoIP) werden die Grenzen leitungsbasierter Telefonanlagen seit Jahren verschoben. Telefonanlagen aus der Cloud (z.B. Sipgate, Placetel oder Telekom Cloud PBX) sind seit Jahren erprobte Software-PBX Systeme. Für die Anbieter spielen vor allem die freie Skalierbarkeit und die standardisierte Bereitstellung eine große Rolle.

Immer mehr Telefonanlagen werden aber auch zur eigenen Installation als Software-Lösung angeboten. Neben Pionieren wie 3CX, Cisco oder Avaya haben auch klassische Anbieter im Mittelstand rein softwarebasierte Systeme im Angebot. Diese gibt auch kleineren Unternehmen die Flexibilität im Ausbau und der Wahl von Endgeräten. Zudem sind solche Anlagen nahtloser in bestehende IT-Landschaften (z.B. Microsoft Outlook) integrierbar und können durch den IT-Stack auch leichter in verteilten und heterogenen Strukturen bereitgestellt werden. Kunden können Soft-PBX mit Ihren erprobten und zertifizierten Sicherheitsmechanismen der IT-Bereitstellung absichern und damit auch zuverlässig und sicher nach außen bereitstellen. Anbieter wie Auerswald sorgen dabei für eine Kontinuität im Bedienkonzept und sichern damit das vorhandene Know-How in Unternehmen im Betrieb der Telefon-Lösung.

Als Partner unserer Kunden suchen wir mit Ihnen die passenden Lösung und begleiten Sie von der Bereitstellung über den Betrieb bis hin zum Veränderungsmanagement der Kommunikationslösung. Dabei können Sie auf unser starkes Prozesswissen sowohl im zuverlässigen Betrieb von IT-Infrastrukturen als auch von Telefonanlagen zurückgreifen. Nutzen Sie nun den nächsten Schritt der digitalen Transformation und nehmen Kontakt zu uns auf.

Neustart ins Büro

Es kommt die Zeit, in der MitarbeiterInnen wieder zurück an die Arbeitsplätze kehren werden. Aber braucht ein Unternehmen noch für jede MitarbeiterIn einen fest zugewiesen Arbeitsplatz, wenn Homeoffice als „neue normale“ Arbeitsplätze etabliert bleiben sollen?

Hier sind flexible Lösungen gefragt und neben den technischen Voraussetzungen wie universelle Portreplicatoren und intelligente Telefonsysteme stellt sich für viele Unternehmen die Frage der Verwaltung dieser flexiblen Ressourcen. Mit einer Gestaltung der Raumpostfächer im eigenen Mailsystem lassen sich schnell Arbeitsplätze anlegen, die von MitarbeiterInnen für ihre Büro-Phasen gebucht werden können. Diese Plätze aussagekräftig zu benennen erleichtert Teams und Arbeitsgruppen, sich räumlich nah zu platzieren und spart unnötige Wege im Gebäude.

Verknüpfen Sie Ihre Arbeitsplätze mit Präsenzmeldern aus dem SmartHome-Umfeld, so kann das System automatisch feststellen, ob ein gebuchter Platz auch belegt wurde, oder ob dieser gegebenenfalls automatisch freigegeben werden kann, wenn MitarbeiterInnen außerplanmäßig nicht ins Büro kommen können und vergessen haben sollten, die Reservierung des Arbeitsplatzes zu stornieren.

OZ-IT schafft mit seinen Kunden solche autonomen Buchungssysteme auf Basis der unternehmensweiten Groupware-Lösung wie Microsoft 365, Google Workplace oder auch selbstgehosteter System.

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und informieren sich über Ihre Möglichkeiten.

Buchungssysteme schnell und kundenfreundlich selbst erstellen

Einkaufen, Kino, Restaurant. Nach aktueller Lage der Corona Schutzverordnungen wird es notwendig sein, sich für Shopping-Touren, Kinobesuche oder das Candlelight Dinner Termine reservieren zu müssen. Viele Unternehmen haben aber bisher solche Systeme nicht im Einsatz. Eine Buchhandlung z.B. hatte bisher ebenso wenig die Notwendigkeit Termine für einen Einkauf zu vergeben, wie eine Boutique oder ein Fitness-Studio.

Buchungssysteme müssen aber nicht unerschwinglich oder kompliziert in der Anschaffung oder dem Betrieb sein. Microsoft bietet im Rahmen seiner 365 Produkt-Suite ein Umfangreiches Werkzeug für die Erstellung von Buchungskalendern. Verzahnt mit Outlook und MS Teams ergeben sich vielzählige Möglichkeiten, die auch kleinen Geschäften wie Boutiquen eine schnelle Realisierung dieser Anforderung ermöglicht.

In wenigen Minuten haben Sie als Unternehmen eine Buchungsseite mit allen wesentlichen Informationen erstellt. Sie können festlegen, ob Kunden gezielt MitarbeiterInnen buchen können oder Zeitintervalle aussuchen dürfen. Zeiten zur Vor- und Nachbereitung (z.B. für Desinfektion) lassen sich an den Terminen ebenso automatisieren, wie eine Selbstverwaltung der Termine für die Kunden.

Probieren Sie es auf unserer Demoseite aus, wie Bookings aus Kundensicht funktioniert. Bewusst haben wir Ihnen hier ein flaches Design präsentiert, welches sich auf die Funktionalität beschränkt. Wenn Sie mehr über den Aufwand und die Betriebskosten von Bookings wissen möchten, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Als Microsoft Partner helfen wir Ihnen gerne bei der Bestreitstellung und im Betrieb.

Weiterführende Links:
Microsoft Bookings | Terminplaner für Online-Terminvereinbarung

Schatten IT

Als Schatten IT bezeichnet man IT-Systeme, die von Nutzern eingesetzt werden, ohne dass eine zentrale IT-Abteilung die Verwaltung übernimmt, noch von der Existenz in ihrem Netzwerk weiß.

Der Hauptgrund für das Entstehen solcher Schattensysteme ist, dass die IT-Verantwortlichen die eigenen Systeme nicht am Bedarf der Anwender ausrichten und somit eine Unzufriedenheit bei den Nutzern existiert und diese sich in der Ausübung ihrer Arbeit behindert fühlen.

Mit dem Aufkommen großer Clouddienste wie AWS und Google hatten vor ca. 8 Jahren vor allem Enterprise Unternehmen große Probleme Schatten IT-Systeme zu verhindern. In den oftmals dezentralen Organisationen hatte eine zentrale IT-Abteilung oft wenig Einblick in die individuellen Arbeitsprozesse oder zog sich auf einen nicht mehr zeitgemäßen Unternehmensstandard zurück.

So nutzten z.B. Vertiebsmitarbeiter DropBox zum Datentausch statt der firmeneigenen Datenserver, weil darin die Funktionen zum einfachen Datenaustausch weitaus komfortabler gelöst waren. Oftmals werden solche Systeme sogar über Firmenkreditkarten bezahlt und als „Spesen“ o.ä. abgerechnet.

Neben allen Aspekten des Datenschutzes und der Sicherheit ist es extrem schwierig Schatten IT im eigenen Unternehmen wieder einzufangen und in eigene, überwachte und sichere Dienste zu bringen. Gegenüber Cloudanbietern muss das eigene System sich behaupten und Nutzern einen noch größeren Mehrwert bieten. Werden solche Dienste gegenüber Kunden genutzt, wird es nahezu unmöglich diese Strukturen aufzubrechen und zurück ins Unternehmen zu holen.

In der Corona-Pandemie wurden massiv Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt, ohne dass die Unternehmens IT auf ein verteiltes Arbeiten aller Mitarbeiter vorbereitet war. Die Folge war gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen ein Aufkommen von Clouddiensten neben der offiziellen IT, um sich gegenseitig auszutauschen. Zoom, Skype und weitere Videoplattformen wurden zum Teil von unterschiedlichen Teams im gleichen Unternehmen genutzt. Mit der Folge eines nicht bezifferbaren Reibungsverlusts durch Informations-Silos.

Auch in Schulen hielten die IT-Systeme dem Ansturm nicht Stand. Planungsgrößen für Serverleistung und Lizenzen waren deutlich zu klein von den Verantwortlichen in der IT gewählt worden. Die Folge waren Ausfälle und das Aufkommen von nicht verwalteten Tools. Eine Kontrolle ist unmöglich, wenn der Lehrer für seine Klasse aus dem Homeoffice plötzlich WebEx verwendet. Eltern und Schüler tragen das mit (zum Teil wird es auch darüber finanziert), weil mit den offiziellen Tools kein effektives Arbeiten möglich ist.

Unser Tipp: Machen Sie sich qualifiziert Gedanken zu Ihrer Homeoffice Strategie. Nutzen Sie den Erfahrungsschatz von Beratungsunternehmen wie Offenberg & Zander und sprechen Sie im Vorfeld Szenarien durch. Wir können Ihnen mit unserer Expertise Lösungen aufzeigen, die Ihre Mitarbeiter gerne nutzen werden und machen mit Ihnen auf Wunsch auch eine Risikoanalyse.

Vermeiden Sie Schatten IT, indem Sie vorher mit uns sprechen.

Homeoffice mit KI absichern

Mitarbeiter im Homeoffice, Kinder im Homeschooling oder mehr IoT im Netzwerk. Alle diese Szenarien stellen die Netzwerksicherheit vor neue Herausforderungen. Mitarbeiter im Homeoffice entziehen einen Teil des Netzwerks der Sicherheitskontrolle des Unternehmens, Kinder im Homeschooling sollten mehr Schutz beim Surfen erfahren, damit sie nicht versehentlich bei einer Recherche im Internet plötzlich Schadsoftware laden und die neue Netzwerkkamera oder der Smart-TV funken unkontrolliert ins Internet.

Mit unserem Partner Securepoint haben wir Intelligent Cloud Shield (ICS) im Angebot. Dieser Schutz kontrolliert mit Hilfe einer KI Netzwerkanfragen und blockiert verdächtige Aufrufe im Internet. Damit wird es deutlich schwieriger für infizierte Geräte, Kontakt zu Kontrollservern aufzunehmen. Ein weiterer Vorteil ist das Durchsetzen von Filtern zum Schutz der Kinder vor Gewalt, Pornografie oder Drogen im Netz.

Die Lösung lässt sich in jedem Netzwerk integrieren und kann zusätzlich zu bestehenden Abwehrprogrammen wie Firewall, Virenschutz etc. ein weiterer, effektiver Baustein für mehr Schutz im Netzwerk sein. Lesen Sie das Whitepaper von Securepoint hier.

Als Partner von Securepoint integrieren wir ICS nicht nur in Ihrem Netzwerk, sondern überwachen auf Wunsch auch den Service für unsere Kunden. Sprechen Sie uns an und erfahren Sie, wie einfach es ist, auch Ihre Netzwerksicherheit mit ICS zu erhöhen.

Rückzug ins Rechenzentrum

… oder die Besinnung auf das Wesentliche.

Die Frage stellt sich an vielen Stellen, wenn wir mit Kunden ab einer gewissen Größe über das Management eines Netzwerks sprechen. Gerade wenn in einer sehr verteilten Umgebung gearbeitet werden soll ist die Verwaltung eines Netzwerks bis hin zur Arbeitsstation sehr aufwendig und benötigt an den einzelnen Standorten regelmäßiges IT Fachpersonal. Ob nun über Fernwartung oder physisch vor Ort.

Idealerweise kann man sich das Szenario an Schulen/Hochschulen gut verdeutlichen: Dort befinden sich etliche Nutzer (Schüler, Lehrende und Studentinnen) in räumlich getrennten Schulgebäuden oder Instituten, welche es zu betreuen gilt.

Verschiedene KnowHow Grade bei den Anwendern sind genauso zu berücksichtigen, wie Räumlichkeiten für IT Infrastruktur (z.B. Directory-Server) die die Betreuung erschweren können. Es liegt also auf der Hand den Vor-Ort-Service möglichst schlank zu halten und in einem niedrigen KnowHow-Level schnell Lösungen herbeiführen zu können. Damit können Key-User die Aufgabe übernehmen, ohne Signifikant von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten zu werden.

Das Schema zeigt auf, wie einfach man ein Cloud-Konzept umsetzen kann, um genau dieses Ziel zu erreichen. Statt Gelder in die Ausstattung und Betreuung vieler Außenstellen und Homeoffice Arbeitsplätze zu stecken wird den gesamte Stack des wertschöpfenden IT-Betriebs in eine Rechenzentrum verlagert. Dort werden alle Richtlinien zu Datensicherheit, Gefahrenabwehr und Authentizität vereint. Der Anwender benötigt letztlich einen Browser seiner Wahl, mit dem Webdienste und ggf. Remote Desktops für Legacy Anwendungen aufgerufen werden können.

Weg vom Rich Client

Hierzu ist es notwendig alle neu eingeführten Anwendungen als Web-Anwendungen auszuwählen. Die Verknüpfung mit einem SingleSignOn (SSO) Dienst ist hier obligatorisch, sodass Anwender in ihrem Arbeitsalltag nicht zu viele Anmeldedaten verwalten müssen. Sog. Rich-Anwendungen wie ein lokal installiertes Office-Paket oder auch Buchhaltungs-Softwaren sollten von den Rechnern der Anwender verschwinden.

Der Vorteil für den Anwender

Weniger Administration am einzelnen PC bedeutet eine höhere Zufriedenheit der AnwenderInnen. Zudem können unterschiedliche Formfaktoren an Endgeräten je nach Einsatzzweck genutzt werden. PC/MAC im Innendienst oder für Schreibintensive Aufgaben, Tablet bei Präsentationen oder im Außendienst oder ein Laptop für das mobile Arbeiten können von den NutzerInnen fließend gewechselt werden, ohne einen Bruch im Arbeitsfluß zu haben. Zudem kann im Fehlerfall die schnellst Hilfe bedeuten, einfach ein anderes Endgerät zu wählen und nahtlos weiter zu arbeiten.

Die Investitionen können im Rechenzentrum getätigt werden, IT Fachpersonal wird auf den eigentlichen IT-Betrieb im RZ gebündelt und nimmt den Druck von der Personalabteilung IT-Fachkräfte in hohem Maß einstellen zu müssen, welche derzeit am Markt nicht verfügbar sind.

Transfer für öffentliche Verwaltungen und Schulen

Es ist leicht zu erkennen, dass ein solches Betriebsmodell auch für einen agile Digitale Verwaltung oder den Schulbetrieb schnell umsetzbar ist und ein hohes Maß an Durchdringung erreichen wird.

Welche Produkte im einzelnen hinter diesem Konzept stecken, wie mit diesem Betriebsmodell digitale Souveränität und Unabhängigkeit von großen Cloud-Konzernen geschaffen werden kann erfahren Sie gerne in einem persönlichen Gespräch. Rufen Sie uns gerne an.

GSuite und Chromebook – eine Alternative

Cloud Dienste sind wie Strom aus der Steckdose eine frei skalierbare Ressource für die Unternehmens IT. Ohne große Investitionen in eine eigene Infrastruktur können Unternehmen mit Cloud-Angeboten Standardleistungen wie Mail, Videokonferenzen, Dateiablagen etc. realisieren. Freie Ressourcen können so effizient in Lösungen investiert werden, die ein Unternehmen vom Wettbewerb abheben oder einen Vorteil am Markt erbringen können.

Eine weit verbreitete Lösung ist Microsoft 365, welches die bekannten Microsoft Tools aus der Cloud anbietet. Der Vorteil scheint offensichtlich, dass Mitarbeiter nicht umlernen müssen und man bekannte Anwendungen auch lokal weiterverwenden kann.

Aber gerade diese retrospektive Strategie bringt auch Grenzen in die Agilität der eigenen IT, welche nicht immer sinnvoll sind. Denn viele Fachanwendungen in Buchhaltung und Sachbearbeitung bieten Webdienste an, welche am Ende lediglich einen Browser als Frontend erfordern. Die Bereitstellung und Betreuung von sog. Fat-Clients (Voll ausgestatteten Windows PCs und Laptops) bindet Fachpersonal, welches wieder an anderen Stellen im Unternehmen fehlt.

Der größte Wettbewerber Google bietet mit GSuite eine gleichwertige Lösung für die Zusammenarbeit an, setzt aber Konsequent auf den eigenen Chrome-Browser als Zugang zu den Diensten. Zusammen mit Android als mobilem Betriebssystem erhalten hier Kunden eine tiefe Verzahnung aller wichtigen Dienste.

Eine Sonderrolle nimm Chrome OS als Betriebssystem für Tablets und Laptops (Chromebooks) ein. Anwender erhalten ein haptisches Gerät, welches ihren Bedürfnissen für die professionelle Arbeit entgegenkommt. Chomebooks sind also ein Schaufenster auf die Clouddienste der GSuite, um diese schnell und einfach bereitzustellen, haben einen geringeren Wartungsaufwand und lassen sich damit ideal in vielen Szenarien einsetzen. Mit einer USB-C Dockingstation, wird das Chromebook am Arbeitsplatz zum vollwertigen Werkzeug.

Beispiel für ein Arbeitsplatz Setup mit einem Chromebook

Darüber hinaus können Besprechungsräume kostengünstig mit Chromecast Empfängern ausgestattet werden, um Meetings mit gemischt digitalen Teams durchzuführen. Weitere Spezifikationen wie lange Akkulaufzeiten oder Touch-Monitore können mit einer richtigen Strategie die Produktivität im Unternehmen deutlich erhöhen.

Es lohnt auf jeden Fall, sich unterschiedliche Ansätze anzusehen, um eine effektive Digitalstrategie für sein Unternehmen umzusetzen. Nutzen Sie unser breites Know-How und unser Netzwerk an Spezialisten, um bei der Digitalisierung zu profitieren und nicht nur bekanntes zu „cloudisieren“. Rufen Sie uns gerne an oder schreiben Sie uns eine Mail.

GoTo Meeting

GoToMeeting, ..Webinar, ..Connect, ..Room, ..Training und noch vieles mehr bietet die Produktpalette eines der Urgesteine für Unternehmenskonferenzen. Mittlerweile gehören die Produkte von GoTo zur Familie von LogMeIn, einem Anbieter für Fernwartungslösungen und Remotearbeit. Die neueste Integration ist mit Jive eine Telefonanlage in der Cloud. Damit bietet GoTo ein komplettes und modulares System mit Kollaborations-Werkzeugen für Unternehmen, Partner, Kundenservice und Kontaktmanagement. Mit dieser Flexibilität ist es allerdings auch deutlich schwieriger das passende Produkt oder die passende Produktkombination für den eigenen Einsatzzweck zu finden. Gerade bei der großen Menge an möglichen Szenarien und Transformationen empfiehlt es, einen Piloten mit einem Partner zu starten, der einem die Möglichkeiten digitaler Kommunikationswerkzeuge erklären kann. Ein solcher Test führt oft zu einer anderen Produktauswahl als sie sich in einer ersten Planung am Konferenztisch ergeben hätte. Aber es lohnt sich, denn der Produktivitätsgewinn ist zum Teil gewaltig.

Nehmen Sie Angebote zum Testen wahr und führen Sie diese mit einem kompetenten Partner wie der OZ-IT durch. Sie erhalten damit eine Lösung, die auf Ihre Bedürfnisse passt und sich mit Ihrem Geschäft entwickelt. Auch kleinere Unternehmen profitieren von einer begleiteten Pilotphase oder einem proof of concept und sparen sich viele Reibungsverluste bei der späteren Umsetzung.

Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns.

Kurzvideo zu Webex für LehrerInnen

Ein Video Tutorial zu drehen ist komplett anders, als ein Webinar mit Teilnehmern abzuhalten. Trotzdem stellen wir dieses kurze Video online, um Lehrerinnen und Lehrer zu inspirieren, digitale Kommunikationsmittel zu nutzen, damit Sie mit ihren Schülerinnen und Schülern in Kontakt bleiben können.

Kontakt für weitere Informationen