Schatten IT

Als Schatten IT bezeichnet man IT-Systeme, die von Nutzern eingesetzt werden, ohne dass eine zentrale IT-Abteilung die Verwaltung übernimmt, noch von der Existenz in ihrem Netzwerk weiß.

Der Hauptgrund für das Entstehen solcher Schattensysteme ist, dass die IT-Verantwortlichen die eigenen Systeme nicht am Bedarf der Anwender ausrichten und somit eine Unzufriedenheit bei den Nutzern existiert und diese sich in der Ausübung ihrer Arbeit behindert fühlen.

Mit dem Aufkommen großer Clouddienste wie AWS und Google hatten vor ca. 8 Jahren vor allem Enterprise Unternehmen große Probleme Schatten IT-Systeme zu verhindern. In den oftmals dezentralen Organisationen hatte eine zentrale IT-Abteilung oft wenig Einblick in die individuellen Arbeitsprozesse oder zog sich auf einen nicht mehr zeitgemäßen Unternehmensstandard zurück.

So nutzten z.B. Vertiebsmitarbeiter DropBox zum Datentausch statt der firmeneigenen Datenserver, weil darin die Funktionen zum einfachen Datenaustausch weitaus komfortabler gelöst waren. Oftmals werden solche Systeme sogar über Firmenkreditkarten bezahlt und als „Spesen“ o.ä. abgerechnet.

Neben allen Aspekten des Datenschutzes und der Sicherheit ist es extrem schwierig Schatten IT im eigenen Unternehmen wieder einzufangen und in eigene, überwachte und sichere Dienste zu bringen. Gegenüber Cloudanbietern muss das eigene System sich behaupten und Nutzern einen noch größeren Mehrwert bieten. Werden solche Dienste gegenüber Kunden genutzt, wird es nahezu unmöglich diese Strukturen aufzubrechen und zurück ins Unternehmen zu holen.

In der Corona-Pandemie wurden massiv Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt, ohne dass die Unternehmens IT auf ein verteiltes Arbeiten aller Mitarbeiter vorbereitet war. Die Folge war gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen ein Aufkommen von Clouddiensten neben der offiziellen IT, um sich gegenseitig auszutauschen. Zoom, Skype und weitere Videoplattformen wurden zum Teil von unterschiedlichen Teams im gleichen Unternehmen genutzt. Mit der Folge eines nicht bezifferbaren Reibungsverlusts durch Informations-Silos.

Auch in Schulen hielten die IT-Systeme dem Ansturm nicht Stand. Planungsgrößen für Serverleistung und Lizenzen waren deutlich zu klein von den Verantwortlichen in der IT gewählt worden. Die Folge waren Ausfälle und das Aufkommen von nicht verwalteten Tools. Eine Kontrolle ist unmöglich, wenn der Lehrer für seine Klasse aus dem Homeoffice plötzlich WebEx verwendet. Eltern und Schüler tragen das mit (zum Teil wird es auch darüber finanziert), weil mit den offiziellen Tools kein effektives Arbeiten möglich ist.

Unser Tipp: Machen Sie sich qualifiziert Gedanken zu Ihrer Homeoffice Strategie. Nutzen Sie den Erfahrungsschatz von Beratungsunternehmen wie Offenberg & Zander und sprechen Sie im Vorfeld Szenarien durch. Wir können Ihnen mit unserer Expertise Lösungen aufzeigen, die Ihre Mitarbeiter gerne nutzen werden und machen mit Ihnen auf Wunsch auch eine Risikoanalyse.

Vermeiden Sie Schatten IT, indem Sie vorher mit uns sprechen.

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